Отримати Certificate of Incumbency в ОАЕ

Отримання Certificate of Incumbency в ОАЕ є обов’язковим для всіх компаній для підтвердження складу керівництва та власників. У цьому документі офіційно затверджується інформація про чинних директорів, акціонерів та осіб, які мають повноваження представляти юридичну особу. Отримання Certificate of Incumbency в ОАЕ є обов’язковою умовою для взаємодії з державними органами, фінансовими установами та діловими партнерами. Без цього документа неможливо пройти процедури банківської перевірки, відкрити корпоративний рахунок в ОАЕ, зареєструвати зміни в установчих документах або подати документи для участі у державних та приватних тендерах.

Certificate of Incumbency в ОАЕ насправді є офіційним підтвердженням осіб, які фактично управляють компанією на момент видачі документа, що робить його обов’язковим елементом корпоративної звітності та юридичної прозорості бізнесу. Certificate of Incumbency визначає конкретних осіб, відповідальних за стратегічні рішення та повсякденне керівництво організацією.

Що таке Certificate of Incumbency в ОАЕ

Certificate of Incumbency, або сертифікат про посадових осіб компанії, є ключовим корпоративним документом, який офіційно підтверджує актуальний склад акціонерів, директорів та інших осіб, уповноважених представляти компанію в Еміратах. Він є юридичним підтвердженням розподілу повноважень та ієрархії управління. Оформлення Certificate of Incumbency в ОАЕ обов’язкове для подальшої взаємодії з фінансовими установами, регулювальними органами та міжнародними партнерами, оскільки цей документ засвідчує легітимність дій керівництва компанії.

Certificate of Incumbency компанії в ОАЕ виконує функцію офіційного посвідчення повноважень керівних осіб і підтверджує їхнє право на здійснення юридичних дій від імені організації. Цей документ дозволяє виключити будь-які сумніви щодо законності рішень керівництва, гарантує дотримання корпоративних процедур і підтверджує, що управління компанією здійснюється строго відповідно до статуту та чинного законодавства ОАЕ. Юридична сила цього документа поширюється на широкий спектр корпоративних і ділових операцій — від відкриття банківських рахунків і реєстрації філій до проходження аудитів і підписання контрактів.

Сертифікат про посадових осіб компанії в ОАЕ відіграє стратегічну роль у підтвердженні корпоративної прозорості. Документ забезпечує уніфікацію інформації про керівництво в державних реєстрах, сприяє спрощенню ділових процесів та підвищує рівень довіри до компанії з боку клієнтів, інвесторів і партнерів. Для міжнародних організацій, що діють у межах глобальної економіки, Certificate of Incumbency UAE є важливим інструментом, що дозволяє підтверджувати легітимність управління та структурувати корпоративну інформацію таким чином, щоб вона відповідала вимогам іноземних контрагентів та регуляторних органів.

Отримання Certificate of Incumbency в ОАЕ: що зазначено в документі

Certificate of Incumbency містить кілька розділів. Окрім стандартної інформації про директорів та уповноважених осіб, у деяких вільних зонах, таких як RAKEZ, розділ про акціонерів може бути відсутнім. У такому разі відомості про власників надаються за окремим запитом.

Certificate of Incumbency в ОАЕ гарантує, що всі корпоративні дії компанії відповідають законам юрисдикції, підвищує довіру партнерів і мінімізує ризик правових спорів.

Для яких цілей необхідно отримати Certificate of Incumbency в ОАЕ

Certificate of Incumbency (сертифікат посадових осіб) в ОАЕ підтверджує законне існування компанії та відповідність її діяльності реєстраційним даним і корпоративним нормам. У банківській практиці ОАЕ Certificate of Incumbency є обов’язковим документом при відкритті корпоративних рахунків як всередині країни, так і за її межами. Банки використовують його для підтвердження структури управління, повноважень осіб, уповноважених на підписання контрактів та розпорядження фінансовими ресурсами. Сертифікати необхідні під час щорічного оновлення пакетів клієнтських документів, проходження процедур KYC (Know Your Customer), у разі зміни директорів, акціонерів або осіб, що мають право підпису. Відсутність актуального сертифіката зупиняє доступ до фінансових операцій компанії та призводить до неможливості вносити зміни до банківських записів.

Іноземні інвестори, державні структури та корпоративні партнери вимагають такий сертифікат під час укладання контрактів, участі у тендерах, реєстрації філій і відкритті представництв за кордоном. Оформлення Certificate of Incumbency в ОАЕ є обов’язковою умовою підтвердження прозорості корпоративної структури та доказу факту, що рішення ухвалюються уповноваженими особами. Нерідко компанії легалізують цей сертифікат, звертаючись до Міністерства закордонних справ ОАЕ (MOFA), задля набуття документом юридичної сили та визнання в інших країнах.

У юридичній практиці Certificate of Incumbency компанії в ОАЕ виступає як доказ повноважень осіб, що представляють юридичну особу в судах та арбітражних органах. Він додається до позовних заяв, апеляцій та інших юридичних документів, коли необхідно підтвердити, що особа з правом підпису або директор має право діяти від імені компанії. В міжнародних арбітражних розглядах сертифікат про посадових осіб забезпечує юридичну визначеність і запобігає можливим спорам щодо законності рішень.

Процес отримання Certificate of Incumbency в ОАЕ

В ОАЕ Certificate of Incumbency (сертифікат про посадових осіб компанії) оформляється через офіційні державні органи, уповноважені вести корпоративні реєстри та здійснювати нагляд за діяльністю юридичних осіб. Перед поданням запиту на видачу сертифіката компанія має повністю відповідати низці критеріїв. Насамперед необхідно підтвердити наявність чинної торгової ліцензії — прострочений або недійсний документ автоматично блокує можливість отримання сертифіката посадових осіб в ОАЕ. Окрім цього, компанія зобов’язана погасити всі адміністративні та фінансові заборгованості, включно зі штрафами та державними зборами.

Наступним кроком є визначення зони реєстрації компанії, оскільки саме від цього залежить, який орган використовується для оформлення Certificate of Incumbency в ОАЕ, та в якому форматі документ буде виданий. Зони мають власні реєстраційні органи, а також внутрішні online-портали, завдяки яким подаються заяви. Компанії, інкорпоровані на материковій частині, використовують портал Invest in Dubai, тоді як фірми у вільних економічних зонах подають документи, використовуючи електронні системи реєстраторів.

За умови дотримання всіх вимог до корпоративної документації та коректності записів компанія може отримати Certificate of Incumbency в ОАЕ у стислі строки. Є два варіанти подання запиту:

• використання online порталу відповідного реєстратора, де відбувається автоматична перевірка даних;
• письмове звернення уповноваженої особи компанії — директора, корпоративного секретаря, чи зареєстрованого представника.

У разі невідповідності даних реєстраційні органи вимагатимуть оновлення записів перед видачею сертифіката. Після успішної перевірки даних необхідно сплатити державне мито. Сертифікат буде доступний в електронній формі на порталі або виданий у паперовому вигляді з печаткою реєстратора. Термін оформлення Certificate of Incumbency в ОАЕ залежить від конкретної юрисдикції (від кількох хвилин до кількох днів). Зазвичай державне мито становить від 500 до 1000 AED, при цьому електронні версії документа коштують дешевше за паперові з печаткою реєстратора. Нижче наведено перелік уповноважених органів з видачі Certificate of Incumbency в ОАЕ.

Строк дії Certificate of Incumbency в ОАЕ обмежений, оскільки сертифікат відображає стан компанії лише на час його видачі. Будь-які зміни у складі директорів, акціонерів або осіб, які мають право підпису, автоматично роблять попередній сертифікат недійсним. Банки та державні органи приймають переважно лише ті сертифікати, які були видані протягом останніх 30–90 днів. Для компаній, що активно беруть участь у міжнародних операціях, рекомендується оновлювати Certificate of Incumbency кожні шість місяців. Це дозволяє підтримувати актуальність корпоративної інформації та мінімізувати ризик відмови під час перевірок або здійснення угод.

Для використання Certificate of Incumbency поза межами ОАЕ необхідно пройти процедуру міжнародної легалізації. Вона гарантує визнання документа в інших країнах і включає кілька етапів:

• нотаріальне засвідчення документа, якщо реєстраційний орган не надав його в електронному вигляді з цифровим підписом;
• легалізація в Міністерстві закордонних справ ОАЕ (MOFA), що підтверджує автентичність підпису та печатки реєстратора;
• засвідчення в консульстві або посольстві держави, де документ буде використовуватись.

Хоча у 2024 році ОАЕ приєдналися до Гаазької конвенції про апостиль, на практиці не всі відомства повністю впровадили цю дію. Тому до подання документів важливо заздалегідь уточнювати вимоги щодо апостиля або повної консульської легалізації.

Висновок

Certificate of Incumbency в ОАЕ належить до важливих документів щодо підтвердження правового статусу компанії та її керівного складу. Цей сертифікат засвідчує повноваження директорів, акціонерів та відповідність компанії встановленим юридичним нормам, що відкриває доступ до міжнародних фінансових операцій, корпоративних банківських рахунків та інших форм офіційної взаємодії з контрагентами й державними органами. Актуальний Certificate of Incumbency підвищує рівень довіри до компанії з боку партнерів та інвесторів, полегшує участь в угодах на місцевому та на закордонному ринку, а також слугує доказом прозорості корпоративної структури.